Zarządca – wspólnota mieszkaniowa – bank Współpraca w praktyce

Zarządca – wspólnota mieszkaniowa – bank
Współpraca w praktyce

Publikacja wydana pod patronatem czasopisma Administrator i Menedżer Nieruchomości

rok wydania: 2020
ilość stron: 180
format: 14,2x20,5 cm
ISBN: 978-83-64094-67-5
oprawa: miękka

Wstęp
Zarządca nieruchomości, wspólnota mieszkaniowa I bank to trzy podmioty połączone wspólnym biznesem, powiązane również prawnie poprzez umowy oraz funkcjonalnie przez podział zadań i odpowiedzialności.

Można sobie wyobrazić wspólnoty, które dzięki własnemu aktywnemu i profesjonalnemu zarządowi osobowemu administrują budynkiem, ale gospodarka finansowa oparta na całkowicie gotówkowym obrocie gospodarczym z wykluczeniem banku jest niezwykle trudna. Samodzielne prowadzenie przez wspólnotę ewidencji przychodów i kosztów oraz rozliczeń z członkami wspólnoty – bez korzystania z profesjonalnej obsługi księgowej – również wydaje się skrajnie trudne. Jeśli wspólnota jest w stanie zbierać zaliczki i dokonywać płatności za dostawę mediów, sprzątanie czy odbiór śmieci w formie gotówkowej, to wcześniej czy później powstanie potrzeba ulokowania zgromadzonej nadwyżki środków i wówczas pojawi się bank. Zatrudnienie przez wspólnotę sprzątaczki skutkuje koniecznością odprowadzenia składek na ubezpieczenie i zaliczek podatku. Owszem, istnieje rozwiązanie niewymagające zakładania konta bankowego, czyli wpłata składek ubezpieczeniowych oraz zobowiązań podatkowych w placówkach Poczty Polskiej. Jednak koszt każdej wpłaty wynosi 12 zł przy kwocie nieprzekraczającej 1,2 tys. zł (cennik z początku 2020 roku), co jest stawką zaporową, jeśli się ją porówna z możliwością wykonywania darmowych przelewów elektronicznych w większości banków oferujących rachunki dla wspólnot mieszkaniowych.

Czy członkowie wspólnoty mogą kontrolować wydatki realizowane w formie gotówkowej? Tak, choć będzie to bardzo trudne organizacyjnie oraz prawnie, gdyż obrót gotówkowy przy kwotach przekraczających równowartość 15 tys. zł jest utrudniony, a szczególnie kontrolowany po przekroczeniu kwoty odpowiadającej równowartości 10 tys. euro (co wynika z obowiązku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego opisanych w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Czy zarządca jest w stanie prowadzić rozliczenia z dostawcami usług oraz ze wspólnotą z wykorzystaniem wyłącznie rozliczeń gotówkowych? Tak, ale należy wziąć pod uwagę opisane powyżej problemy prawne oraz wysokie koszty dokonywania płatności gotówkowych i prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów.

Czy bank jest w stanie funkcjonować bez wspólnot mieszkaniowych? Tak, część banków nie dysponuje ofertą lub technologią konieczną do obsługi rachunków wspólnot i zarządców.

Odpowiedzi na postawione powyżej pytania są, jak widać, niejednoznaczne. Zarządca, wspólnota i bank mogą funkcjonować bez siebie, ale współpraca tych trzech podmiotów może znacznie usprawnić zarządzanie i obniżyć koszty eksploatacji nieruchomości. Dobra współpraca to szansa na: sprawne zarządzanie nieruchomością, szybką i bezbłędną sprawozdawczość dla członków wspólnot, kontrolę wydatków, finansowanie inwestycji oraz bezpieczeństwo środków zgromadzonych przez wspólnotę.

Spis treści
1. Wstęp / 5

2. Ogólne zasady gospodarki finansowej wspólnot / 7
2.1. Współwłasność / 8
2.2. Eksploatacja / 10
2.3. Fundusz remontowy / 14
2.4. Fundusze celowe / 15
2.5. Dobre praktyki zarządcy / 17
2.6. Księgowość wspólnoty / 19

3. Porównanie ofert banków / 25
3.1. Wybór banku a Prawo zamówień publicznych / 31

4. Reprezentacja wspólnoty / 35
4.1. Zarządca pełnomocnikiem procesowym / 40

5. Rozliczenia przez rachunek bankowy / 43
5.1. Informacja o saldzie na rachunku oraz o zadłużeniu wspólnoty 45

6. Biała lista oraz mechanizm podzielonej płatności / 47

7. Beneficjent rzeczywisty we wspólnocie oraz oświadczenie FATCA / 53
7.1. Przykładowy wzór oświadczenia o beneficjencie rzeczywistym wymaganego przez banki / 54
7.2. FATCA i CRS / 56

8. Zakładanie rachunku bankowego / 59

9. Bankowość elektroniczna dla zarządców i wspólnot / 65
9.1. Wymagania techniczne i bezpieczeństwo / 67
9.2. Loginy, identyfikatory i hasła / 69
9.3. Dodatkowe zasady bezpieczeństwa / 70
9.4. Jak nie dać się oszukać i nie ujawnić danych wymaganych do logowania? / 71
9.5. Komu i jaki dostęp do bankowości elektronicznej? / 71
9.6. Wyciągi zbiorcze / 72
9.7. Wyszukiwanie operacji na wyciągach / 73
9.8. Paczki przelewów / 74
9.9. Kontrahenci zbiorczy i przelewy zbiorcze / 74

10. Identyfikacja wpłat – płatności masowe / 75

11. Zbieranie zaliczek: wpłaty gotówkowe, przelewy, polecenie zapłaty po stronie wierzyciela / 83

12. Oszczędności wspólnoty / 87
12.1. Rachunki oszczędnościowe lub lokacyjne / 89
12.2. Lokaty terminowe standardowe i promocyjne / 91
12.3. Lokaty promocyjne / 93

13. Finansowanie inwestycji za pomocą kredytu czy środków własnych? / 97
13.1. Czym się różni kredyt od pożyczki? / 97
13.2. Remont ze środków własnych przy niskiej inflacji / 98
13.3. Kredyt wyższej konieczności / 99
13.4. Kredyt z dotacją kapitałową / 100

14. Remont, przebudowa czy modernizacja? / 101

15. Kredyt / 105
15.1. Koszty kredytu / 105
15.2. Zabezpieczenie spłaty kredytu / 111

16. Jak banki obliczają odsetki od kredytu? / 115

17. Zaliczki na fundusz remontowy / 121
17.1. Opłata za zużycie nieruchomości wspólnej / 125

18. Ocena zdolności kredytowej wspólnoty / 127

19. Uchwały wspólnoty dotyczące inwestycji / 133

20. Umowa kredytowa / 141

21. Kredyt inwestycyjny – komercyjny lub z obniżonym oprocentowaniem ze środków Regionalnych Programów Operacyjnych / 147

22. Kredyt z pomocą publiczną – premią termomodernizacyjną lub remontową Banku Gospodarstwa Krajowego / 151

23. Odpowiedzialność wspólnoty oraz egzekucja / 155

24. Dotacje na inwestycje termomodernizacyjne / 157
24.1. Nowe przepisy od 13 kwietnia 2020 r. / 158
24.2. Kredyt w banku z listy BGK / 160
24.3. Koszty kredytu termomodernizacyjnego / 163

25. Dotacje na inwestycje remontowe / 165

26. Dotacja ELENA na przygotowanie dokumentacji technicznej / 169

27. Kredyty preferencyjne w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych / 171